Как правильно писать электронные письма

Как правильно писать электронные письма

Раньше мы писали бумажные письма, а сейчас все перешли на электронные. И, пожалуй, не осталось уже тех, у кого нет электронного ящика. А многие свой рабочий день начинают с просмотра электронных писем.

И писать то мы пишем каждый день, но вот, к сожалению, правильно это делают далеко не все. А электронный этикет, тем временем, существует. И то, насколько грамотно им владеет человек, настолько профессионально будут воспринимать его деловые партнёры.

Как же правильно писать электронные письма? Давайте разбираться.

Как правильно писать электронные письма

Правила при составлении электронного письма или электронный этикет

  • Все  поля должны быть заполнены.
  • Имя и адрес того, кто отправляет письмо, должны быть узнаваемы. Вы заранее договорились с кем-то, что отправите ему письмо и дали визитку с указанным в нём электронным ящиком и именем? Будьте добры, при отправке письма указывать именно то, что было написано в вашей визитной карточке. Ваш собеседник будет искать во входящих именно тот адрес и то имя, которое было указано. Так что не ставьте его в неудобное положение.
  • В графе от кого лучше указывать свои настоящие имя и фамилию. Избегайте использовать псевдонимы. Многие с опаской относятся к неизвестным письмам и попросту игнорируют их или отправляют в спам.
  • «Тема письма» всегда должна быть заполнена. Письма без тем обычно не просматриваются или отправляются в корзину. Вам важно, чтобы ваше письмо заметили и не оставили без внимания? Тогда потрудитесь придумать интересное и заманчивое название, состоящее не более, чем из пятидесяти символов. Заставьте, таким образом, прочитать его.
  • Особенно задумайтесь, когда письмо адресату отправляете впервые.
  • Ещё один хитрый ход – это когда в теме письма указывается имя получателя (если вы, конечно, его знаете). Например, шанс у письма быть прочитанным будет выше, когда в теме письма будет стоять фраза: «Здравствуйте, Зинаида Степановна», а не, например, «Трудовое законодательство РФ».
  • Использование символики «Re». Данное сочетание букв используется только при ответе на электронное письмо. Эта аббревиатура переводится, как «ответ на». В связи с этим, тема письма должна быть сохранена. Если она меняется, то и убирается данный значок. В противном случае, получателя можно ввести в заблуждение, поскольку письма с данной темой он вам не посылал.
  • Адрес получателя указывайте в последнюю очередь. Делать это нужно для избегания казусов с недописанными и случайно отправленными письмами. Сначала оформите структуру письма, перечитайте, проверьте на наличие ошибок, а уж потом смело пишите адресат и отправляйте.
  • Текст письма всегда должен начинаться с приветствия. Многие считают это пережитком прошлого, уделом бумажных носителей и пустой тратой времени. Однако они глубоко не правы. Электронные письма получают и читают не роботы, а живые люди, для которых приветливое обращение очень важно. Если письмо будет начинаться не с приветствия, а с самого текста, то вас посчитают невоспитанным человеком.
  • Не пишите сплошной текст. Текст письма должен быть разбит на короткие абзацы. Так он легче будет восприниматься.
  • Краткость – сестра таланта. Не стоит растягивать свои мысли. Текст должен быть чётким и по существу. Это не бумажное письмо бабушке или подруге в деревню. Читать долго его никто не будет. Его просто отправят в корзину.
  • Когда вы к письмо собираетесь прикрепить какой-нибудь документ, то сделайте это в первую очередь, а уж потом набирайте сам текст. Часто, по запарке, люди пишут текст, говорят в нём, что важный документ прикрепили и отправляют письмо без прикреплённого документа. А потом, с извинениями присылают прикреплённые документы отдельным письмом. С деловыми партнёрами так лучше не поступать. Вы будете восприняты, как беспечный, неответственный и невнимательный человек.
  • Не прикрепляйте ненужных файлов. Если вы не указали в письме, что прикрепляете такой-то файл, то не прикрепляйте, иначе его просто оставят без внимания.

Как правильно писать электронные письма

  • Отвечайте на все вопросы. Когда вас просят написать ответ и ответить на предоставленный список вопросов, значит, отвечайте на все вопросы, не игнорируя ни одного. Ведь тот, кто их составлял, продумывал все детали заранее, а значит, все они важны. Не заставляйте просить вас дважды.
  • Перед отправкой всегда обязательно проверяйте наличие ошибок и описок.
  • Не используйте прописной шрифт.
  • Не используйте в деловой переписке жаргонные выражения и просторечия.
  • Письмо заканчивайте своей подписью: «С уважением, Анастасия Александровна».
  • Не пишите электронное письмо, когда обстоятельства складываются так, что вам лучше позвонить или встретиться с адресатом.

Не игнорируйте данные правила при отправке электронных писем. Их лучше соблюдать, чем прослыть невежей.


Нас находят по запросам:
veronika  Этикет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *